Registrierkassen und Kassenführung

Was bedeutet das?

Was ist zu tun?

Welche Kassentypen sind seit dem 1. Januar 2017 einsetzbar?

Unsere Empfehlungen

Aktuelle Lage: Grundlagen ordnungsgemäßer Kassenbuchführung

Was müssen Sie beachten?

Welche Unterlagen sind für PC-Kassen und proprietäre Registrierkassen aufzuheben?

Welche Aufbewahrungspflichten bestehen?

Ausblick und Zusammenfassung

Links

Was bedeutet das?

Bis zum 31. Dezember 2016 durften noch elektronische sowie computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen eingesetzt werden, die nur Tagesendsummen, aber nicht die einzelnen Geschäftsvorfälle speichern können, wenn diese nicht technisch aufrüstbar sind.

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Was ist zu tun?

Spätestens seit dem 1. Januar 2017 müssen die eingesetzten Kassensysteme und Registrierkassen sämtliche Geschäftsvorfälle geordnet, vollständig, richtig, zeitgerecht und unveränderbar aufgezeichnet werden (Einzelaufzeichnungen).

Auch müssen die Daten dem Betriebsprüfer über den Aufbewahrungszeitraum von mindestens zehn Jahren jederzeit lesbar und maschinell auswertbar zur Verfügung gestellt werden können.

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Welche Kassentypen seit dem 1. Januar 2017 einsetzbar?

Seit dem 1. Januar 2017 gibt es nur noch drei Möglichkeiten, die Kassenführung ordnungsgemäß einzurichten:

1. Einsatz einer elektronischen/digitalen Registrier- oder PC-Kasse, die den Anforderungen der Kassenrichtlinie vom 26. November 2010 und den GoBD* vom 14. November 2014 vollumfänglich gerecht wird
2. Verwendung einer mechanischen Registrierkasse (dürfte nur noch selten vorzufinden sein)
3. Fortführung einer offenen Ladenkasse (Papierform)

*GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Bis wann darf ich welches Kassensystem einsetzen? (Auszug aus der Datev-Präsentation vom 19. April 2017) 

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Unsere Empfehlungen

• Unsere Berater stehen Ihnen zur Verfügung! Vereinbaren Sie telefonisch einen Termin (0345 2999-221) oder per Fax (0345 2999-317) oder unter beratung@hwkhalle.de. 
• Erstelle Sie zeitnah eine Verfahrensdokumentation für Kassensysteme.
• Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater.
• Suchen Sie sich rechtzeitig einen kompetenten Partner für Kassensysteme.

Handlungsempfehlungen (Auszug aus der Datev-Präsentation vom 19. April 2017) 

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Aktuelle Lage: Grundlagen ordnungsgemäßer Kassenbuchführung

Bislang gibt es in der BRD keine Registrierkassenpflicht. Der Unternehmer kann entscheiden, wie er seine Kassenführung einrichtet.

Zahlreiche Möglichkeiten stehen zur Verfügung wie die 

• sogenannte offene Ladenkasse,
• mechanische Registrierkassen,
• EDV-Registrierkassen oder auch
• PC-Kassen(systeme).

Auch Mischformen sind denkbar.

Offene Ladenkassen finden sich dort, wo keine Registrier- oder PC-Kasse eingesetzt wird.

Die sogenannte „Schubladenkasse“ bildet eine Ausnahme vom Grundsatz der Einzelaufzeichnung – i.d.R. werden diese nicht einzeln aufgezeichnet. Vereinnahmtes Geld muss nach Geschäftsschluss gezählt (tägliches Zählprotokoll) und sollte in sogenannte Kassenberichte eingetragen werden.

Anforderungen bei der „Offenen Ladenkasse“ (Auszug aus der Datev-Präsentation vom 19. April 2017)

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Was müssen Sie beachten?

„Tägliches Festhalten“ gemäß der Gesetzeslage:

• tägliches Erfassen von Bareinnahmen und Barausgaben noch am Tag der Vereinnahmung = Kassensturzfähigkeit
• es gilt grundsätzlich Einzelaufzeichnungspflicht, d.h. Aufzeichnung auch des Inhalts des Geschäfts, Name der Firma und Anschrift des Vertragspartners; Ausnahme: Wenn Waren von geringem Wert in unbestimmter Anzahl an nicht bekannte Personen verkauft werden 
• Aufzeichnungen haben vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet zu erfolgen
• beim Einsatz von Registrierkassen muss das Zustandekommen der Summe durch Aufbewahrung von Ursprungsbelegen, wie Kassenstreifen, Kassenzettel, Kassenbon und dergleichen nachgewiesen werden (Vereinfachung: ein sogenannter Tagesendsummenbon, auch Z-Bon oder Finanzbericht genannt, ist aufzubewahren)
• Vereinfachung gilt nicht für PC-Kassen mit elektronischer Aufzeichnung und Speicherung von Einzelbuchungen: hier sind auch alle anderen Geldbewegungen (Entnahmen/Einlagen, Geldtransit usw.) zu speichern

Kassenführung (Auszug aus der Datev-Präsentation vom 19. April 2017)

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Welche Aufbewahrungspflichten bestehen?

Schreiben des Bundesministerium der Finanzen (BMF) vom 26.11.2010

Danach:

1. Journaldaten dürfen nicht mehr nach Erstellung des Z-Bons vernichtet und gelöscht werden.
2. Alle Einzeldaten sind unveränderbar und vollständig aufzubewahren.
3. Die Daten sind unveränderbar in einer elektronisch verwertbaren Form mindestens zehn Jahre aufzubewahren.
4. Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderung sind aufzubewahren.
5. Bedienungsanleitung, Programmieranleitung sowie alle weiteren Anweisungen zur Programmierung der Geräte sind aufzubewahren.
6. Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanter Daten – insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten – innerhalb des Gerätes nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden.
7. Aufbewahrung in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend.
8. Digitale Unterlagen sind in auswertbarem Format vorzulegen.
9. Einsatzorte und -zeiten der Kassen sind zu protokollieren.

Steuerpflichtige mit Registrierkassen müssen schon jetzt überprüfen, ob das von ihnen eingesetzte Gerät den erhöhten Anforderungen genügt. Entsprechen die Kassen nicht mehr den Anforderungen der Finanzverwaltung, drohen Schätzungen.

Aufbewahrung von Unterlagen (Auszug aus der Datev-Präsentation vom 19. April 2017)

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Ausblick und Zusammenfassung

Bundesratsbeschluss: Verstärkte Maßnahmen gegen Steuerbetrug an Ladenkassen

Steuerbetrug an manipulierten Kassen soll zukünftig wirksamer bekämpft werden: Der Bundesrat stimmte dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen am 16. Dezember 2016 zu. Es sieht die Umstellung von elektronischen Registrierkassen auf ein fälschungssicheres System vor. Die Aufzeichnungssysteme müssen ab 2020 durch eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung geschützt werden, so dass eine Löschung von Umsätzen nicht mehr möglich ist. Die technischen Anforderungen definiert und zertifiziert das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).

Gesetzliche Regelungen (Auszug aus der Datev-Präsentation vom 19. April 2017)

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Links

Deutscher Fachverband für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik e.V.

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