Mit der ZDH-Praxishilfe „Elektronische Rechnungen“ soll Handwerksbetriebe dabei unterstützen, ihre Rechnungsstellungssysteme auf elektronische Rechnungen vorzubereiten.
Bisher kennt die betriebliche Praxis eine Verpflichtung zur Verwendung von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) in Deutschland im nationalen Kontext nur im Zusammenhang mit öffentlichen Aufträgen – also im Bereich B2G („Business to Government“, Leistungen an die öffentliche Hand). Anders verhält es sich, wenn der Betrieb grenzüberschreitend in bestimmten EU-Mitgliedstaaten oder Drittländern geschäftlich aktiv ist. Außerhalb Deutschlands ist das sog. „E-Invoicing“ schon seit Jahren auf dem Vormarsch.
Eine über den Bereich B2G hinausgehende elektronische Rechnungspflicht für Umsätze zwischen Unternehmen kommt nun auch in Deutschland. Dies haben die Regierungsparteien in ihrem Koalitionsvertrag 2021-2025 vereinbart. Am 17. April 2023 hat das Bundesfinanzministerium hierzu einen ersten Diskussionsvorschlag vorgelegt. Auf europäischer Ebene wird darüberhinausgehend daran gearbeitet, eine E-Rechnungspflicht für B2B-Umsätze („Business to Business“, Leistungen zwischen Unternehmen) verbunden mit einem Meldesystem bei grenzüberschreitenden Transaktionen für alle EU-Mitgliedstaaten einzuführen. Damit gewinnt die elektronische Rechnung auch für den Bereich B2B immer mehr an Bedeutung.
Unabhängig von einer zukünftigen gesetzlichen Verpflichtung ist die Umsetzung im Betrieb bereits jetzt aus anderen Gründen ratsam: Er profitiert von vielen Vorteilen, die mit einer Umstellung auf elektronische Rechnungen einhergehen. Zum einen können die Prozesse im Betrieb optimiert werden und es lassen sich zudem Kosten einsparen. Gerade zu Zeiten von Fachkräftemangel, wirtschaftlich rauem Fahrwasser sowie fortschreitender Digitalisierung und Nachhaltigkeitsdiskussionen ist die Umstellung auf elektronische Rechnungen ein nicht zu unterschätzender Baustein für jeden Betrieb.
Die Erfahrungen aus Gesprächen mit den Betrieben in der Beratungspraxis zeigt, dass eine große Unsicherheit besteht, wie die Umstellung des Rechnungsmanagements auf elektronische Rechnungen erfolgreich gelingen kann. Diese Praxishilfe soll zum einen die Grundlagen einer Umstellung des Rechnungsmanagements auf elektronische Rechnungen aufzeigen (Kapitel I) und zum anderen die Betriebe bei der Umstellung unterstützen (Kapitel II).