Nach § 7 (3) Bundesurlaubsgesetz soll der Jahresurlaub grundsätzlich in dem Kalenderjahr genommen werden, in welchem er entsteht. Eine Übertragung ins Folgejahr ist nur zulässig, wenn dringende betriebliche Gründe oder persönliche Gründe des Arbeitnehmers – z. B. eine längere Krankheit – vorliegen. In solchen Fällen muss er bis zum 31. März des Folgejahres genommen werden. Konkret bedeutet das: Resturlaub aus 2025 ist bis zum 31. März 2026 anzutreten.
Achtung: Dieser Stichtag führt nicht automatisch zum Verfall des Urlaubs.
Nach der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) und des Bundesarbeitsgerichts verfällt Urlaub nur dann, wenn der Arbeitgeber seiner sogenannten Hinweis- und Mitwirkungspflicht nachgekommen ist. Das bedeutet: Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer rechtzeitig (und nachweisbar!) darauf hinweisen,
- wie viele Urlaubstage noch offen sind,
- bis wann diese genommen werden müssen und
- dass sie andernfalls verfallen können.
Erst wenn dieser Hinweis erfolgt ist und der Arbeitnehmer dennoch freiwillig keinen Urlaub nimmt, darf der Urlaubsanspruch verfallen. Fehlt der Hinweis, bleibt der Urlaub bestehen, auch über den 31. März hinaus.
Für die betriebliche Praxis ist zu empfehlen, die Beschäftigten
- bereits zum Jahresende über noch offenen Urlaub aus dem laufenden Jahr zu informieren,
- aufzufordern, diesen möglichst noch im alten Jahr zu nehmen,
- im neuen Jahr erneut und individuell auf den übertragenen Resturlaub hinzuweisen, jetzt ausdrücklich mit dem konkreten Stichtag 31. März des neuen Jahres,
und diese Aufforderungen und Hinweise anschließend zu dokumentieren.