Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat ein weiteres Schreiben zur Einführung der E-Rechnung veröffentlicht. Für Handwerksbetriebe sind insbesondere folgende Punkte wichtig:
Abschlags- und Endrechnungen
Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die vor Beginn der jeweils geltenden E-Rechnungspflicht ausgestellt wurden, müssen nicht nachträglich als E-Rechnung übermittelt werden. Das gilt auch, wenn die Leistung oder Zahlung erst nach Beginn der E-Rechnungspflicht erfolgt.
Für die Darstellung bereits gezahlter Teilbeträge in Endrechnungen enthält das Schreiben ebenfalls Erleichterungen.
E-Rechnung im Massengeschäft
Unternehmen können nicht immer erkennen, ob ein Kunde als Unternehmer handelt. Das BMF stellt hierzu klar: Ein Verstoß gegen die E-Rechnungspflicht wird nicht beanstandet, wenn der Rechnungsaussteller die Unternehmereigenschaft des Kunden nicht kannte und auch nicht erkennen konnte.
Bei laufenden Verträgen im Massengeschäft reicht es grundsätzlich aus, dies zu Beginn des Vertrags und bei Änderungen zu klären.
Anforderungen an die Leistungsbeschreibung
Die Leistungsbeschreibung im strukturierten Teil einer E-Rechnung muss nicht jedes Detail enthalten. Art und Umfang der Leistung müssen aber so eindeutig beschrieben sein, dass die Rechnung steuerlich geprüft werden kann.
Zusätzliche Informationen, zum Beispiel ausführliche Stundennachweise, können als Anhang beigefügt werden.
Erleichterung für Bauleistungen
Eine wichtige Regelung betrifft das Bauhandwerk. Bei Bauleistungen wird derzeit nicht beanstandet, wenn im strukturierten Teil der E-Rechnung nur die einzelnen Gewerke und die dazugehörigen Summen aufgeführt werden.
Die genaue Aufschlüsselung nach Leistungsverzeichnis kann in einer für Menschen lesbaren Anlage enthalten sein. In der E-Rechnung muss eindeutig auf diese Anlage hingewiesen werden. Zusätzlich kann ein Leistungsverzeichnis beispielsweise im GAEB-Format übermittelt werden.
Rabatte und Bruttopreisrechnungen
Bei vereinbarten Boni, Skonti oder Rabatten, deren genaue Höhe bei Ausstellung der Rechnung noch nicht feststeht, muss auf die entsprechende Vereinbarung hingewiesen werden.
Für Bruttopreisrechnungen gilt eine Übergangsregelung bis zum 31. Dezember 2027. Unter bestimmten Voraussetzungen können im strukturierten Teil lediglich die nach Steuersätzen aufgeschlüsselten Gesamtsummen, die Steuersätze und die Steuerbeträge stehen. Die einzelnen Leistungen müssen dann in einer eingebetteten Anlage beschrieben sein.
Berichtigung von E-Rechnungen
Muss eine Rechnung als E-Rechnung ausgestellt werden, muss grundsätzlich auch ihre Berichtigung als E-Rechnung erfolgen.
Das BMF unterscheidet außerdem zwischen technischen Fehlern und steuerlich relevanten Fehlern. Ein technischer Geschäftsregelfehler führt nicht automatisch dazu, dass die Datei steuerlich keine E-Rechnung mehr ist. Entscheidend ist, dass die umsatzsteuerrechtlich vorgeschriebenen Angaben richtig und vollständig enthalten sind.
Sonderregelung für öffentlich-rechtliche Abgaben
Für Körperschaften des öffentlichen Rechts gibt es eine längere Übergangsfrist. Bescheide über öffentlich-rechtliche Abgaben, zum Beispiel Gebühren oder Beiträge, die zugleich eine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuerrechts darstellen, können bis zum 30. Juni 2030 weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden.
Keine unmittelbare Geldbuße bei Verstoß
Wer trotz bestehender Pflicht eine sonstige Rechnung statt einer E-Rechnung ausstellt, begeht nach dem BMF-Schreiben damit keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Absatz 2 Nummer 1 Umsatzsteuergesetz.
Für Betriebe bedeutet das allerdings nicht, dass die E-Rechnungspflicht ignoriert werden kann. Insbesondere beim Vorsteuerabzug können sonstige Rechnungen zu Unsicherheiten führen. Zudem kann ein unternehmerischer Leistungsempfänger die Ausstellung einer E-Rechnung verlangen.
Handwerksbetriebe sollten sich deshalb rechtzeitig auf die für sie geltenden Vorgaben vorbereiten und ihre Rechnungsprozesse sowie die eingesetzte Software entsprechend prüfen.